Som Office Manager vil du bidra til en velfungerende organisasjon, håndtere ulike aktiviteter, bidra til den gode veksten vi har hatt de siste årene og støtte teamet der det er behov. Rett og slett hjertet i selskapet som kan holde i et mangfold av administrative oppgaver! Stillingen rapporterer til Daglig Leder.
Arbeidsoppgaver
- Administrasjon av kontorets daglige operasjoner og sikre at kontoret driftes sømløst og effektivt, herunder at alle i teamet har det de trenger for å være produktive
- Håndtere kontorutgifter og selskapets utgifter generelt, og forberede rapporter ved behov
- Innrapportere nødvendig statistikk, lisenser, godkjenninger og informasjon til myndigheter eller ledelsen ved behov
- Sammen med Produktsjefer forvalte og følge opp eksisterende kontrakter og avtaler
- Behandle innkjøpsordrer og avrop fra kunder og sikre at alle ordrer fullføres nøyaktig og til avtalt tid.
- Håndtere frakt og logistikk, inkludert koordinere med fraktselskap og tracke forsendelser.
- Vedlikeholde og oppdatere policyer og prosesser, som ISO og Miljøfyrtårn, og sikre at disse kommuniseres effektiv og følges av teamet
- Støtte teamet i leverandørrelasjoner, herunder også i forbindelse med forhandlinger og fornyelse av kontrakter, kvalitetssikring, leverandørundersøkelser, leverandør-policy etc.
- Bistå teamet i kunderelasjoner, spesielt knyttet til anskaffelsesmyndighet og eksisterende/innkommende kontrakter samt forvaltningen av disse
- Overse innkjøp av kontorrekvisita og utstyr, og håndtere inventar og varelager
- Opprettholde nøyaktige og oppdaterte arkiv og registeringer, og sikre at all konfidensiell informasjon er riktig beskyttet.
- Delta i spesielle prosjekter når behov
Hvem ser vi etter?
- Vi tror du er en sterk organisator- og tidsplanlegger med solid administrativ erfaring
- Du har god IT-kompetanse og er ikke redd for å sette deg inn i nye systemer
- Dine engelskkunnskaper er gode, både skriftlig og muntlig
- Du er en som raskt tar eierskap til oppgaver, sørger for at ting blir gjort og er uredd når det gjelder å hoppe inn i det ukjente. Som person har du en positiv innstilling til jobbhverdagen, og står derfor stødig når det blåser litt
- Du jobber effektivt og målrettet, og ser løsninger fremfor utfordringer. Du setter deg raskt inn i nye oppgaver, er proaktiv og frempå. Ingen oppgaver er for store eller for små for deg
- Du en lagspiller av natur og en positiv bidragsyter med godt humør
Vi tilbyr en variert stilling hvor du bidrar på tvers av selskapet. Du får jobbe sammen med dyktige kollegaer som har fokus på å yte best mulig service og sammen ønsker å videreutvikle selskapet.
Vil du hjelpe oss med ditt engasjement og din kunnskap? Hvis svaret er ja, så gleder vi oss til å høre fra deg!
Ønsker du ytterligere informasjon er du velkommen til å ta kontakt med vår rekrutteringspartner Bønes Virik Executive Search v/Eva Sandboe (90 96 76 44) eller Sissel Frostad (91 99 40 01).
Søknadsfrist: 15. november